Voice over IP telefonie (VOIP)

VOIP Telefonie

Met de online telefooncentrale die Konings IT u kan leveren, krijgt u een uitgebreid scala aan mogelijkheden tot uw beschikking waarvoor u normaliter een geavanceerde telefooncentrale nodig had bij u op locatie. U kunt kiezen uit een drietal verschillende abonnementsvormen. Van een simpele basiscentrale tot een zeer uitgebreide telefoniecentrale met professionele functionaliteiten. Zo betaald u nooit voor functionaliteiten die u toch niet gaat gebruiken en kiest u de vorm die het beste bij u past. Met VOIP is het mogelijk zowel gebruik te (blijven) maken van uw gewone analoge telefoons als te bellen via speciale IP telefoons. Uw computer hoeft dus niet aan te staan om een gesprek te voeren. Doordat u de centrale probleemloos kunt uitbreiden met extra nummers is deze altijd afgestemd op uw organisatie, zowel nu als in de toekomst.
Bellen

Functies online telefooncentrale

Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller de mogelijkheid om een bericht achter te laten zeer op prijs stellen.
Voicemail is een welkomsttekst gevolgd door de mogelijkheid om een bericht in te spreken. Dit bericht kan naar keuze worden afgeluisterd vanaf uw eigen telefoontoestel, een ander toestel (bv. uw mobiel) en/of als geluidsbestand worden gemaild. Zo kunt u overal waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemailberichten afluisteren!
De meeste telefoontoestellen hebben zelfs een geïntegreerde voicemail-indicator, zodat u weet dat er één of meer voicemail-berichten voor u klaar staan. Met één druk op de knop roept u ze op. Via de centrale kunt u ook een (professionele) voicemail-meldtekst uploaden.

Fax-to-email betekent dat u faxberichten ontvangt als PDF-bestand op één of meerdere e-mailadressen. Ideaal voor de mobiele gebruiker!
Waar u ook bent en over e-mail beschikt, kunt u uw faxberichten ontvangen. Hiervoor heeft u geen faxapparaat nodig. Aan het ontvangen van faxberichten als PDF e-mail zijn geen kosten verbonden. Met fax-to-email bespaart u dus ook nog eens op onnodige print en papierkosten.

Doordat u een onbeperkt aantal gelijktijdige gesprekken kan voeren, kan het dus goed voorkomen dat u even iemand in de wacht wilt zetten. De reden hiervoor kan zijn om een ander gesprek af te maken, of om even ruggespraak te houden. Voor uw beller is dan wachtmuziek beschikbaar. U kunt de door u gewenste wachtmuziekbestanden naar de centrale laten uploaden. Houdt u echter rekening met gebruiksrechten die op muziek kunnen zitten! Wij bieden u als klant een gevarieerde set aan rechtenvrije wachtmuziekbestanden.

U kunt zelf verkorte kiesnummers op de centrale instellen en aanpassen: een lijst met codes van veelal 2 of 3 cijfers lengte. U kunt verkorte nummers instellen voor interne nummers, maar ook voor andere nummers. Als u een verkort kiesnummer draait wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Dit kan een collega zijn, maar ook een klant of leverancier. Zo creëert u als het ware een centraal telefoonboek voor al uw telefoons. Ideaal voor snel intern bellen en voor doorverbinden.

De online telefooncentrale biedt geavanceerde mogelijkheden voor het routeren van inkomende gesprekken, ofwel het bepalen van de route die een inkomend gesprek volgt. Deze route kan op verschillende momenten van de dag of week anders verlopen. Zo kunt u binnen werktijd een inkomend gesprek eerst op één toestel laten overgaan, bij geen gehoor (BGG) doorschakelen naar een ander(e groep van) nummer(s) en vervolgens laten doorgaan naar het berichtencentrum. Hier kunt u de beller begroeten met een zelf ingesproken begroeting mét voicemail of zonder inspreekmogelijkheid. Ook kunt u de beller de door u gewenste opties aanbieden: blijven wachten, bericht inspreken, doorverbonden worden, etc. Buiten werktijd kan het gesprek een geheel andere routering hebben. Handige periode-wizards zorgen dat de centrale naadloos op uw dagelijkse praktijk aansluit en bieden de mogelijkheid om afwijkingen op de standaardroutine (bv. feestdagen, vakantie) vooraf in te stellen.

In bedrijfssituaties is het vaak wenselijk dat één telefoonnummer op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Denkt u bijvoorbeeld aan sales- of support-afdelingen.  Bij een belgroep kunt u ca. 5 toestellen tegelijkertijd laten overgaan. U kunt aan deze regels ook tijdsschema’s koppelen. Zo creëert u snel een automatische dag-/nachtschakeling.

Om bellers snel te woord te staan kan het wenselijk zijn om een inkomend gesprek automatisch een bepaalde route te laten afleggen: als het gesprek niet wordt aangenomen (u bepaalt zelf na hoeveel tijd) wordt het doorgeschakeld naar een ander (intern of extern) nummer of naar de voicemail. Een dergelijke serie opvolgende acties wordt ook wel een huntgroup genoemd.

Een schitterende feature die zowel de klantvriendelijkheid als de efficiency op uw kantoor ten goede zal komen is het wachtrijsysteem. Inkomende gesprekken worden doorgezet naar een wachtrij (met muziek / wachttoon / tekst) die één telefoon of een groep van telefoons bedient . U bepaalt zelf welk nummer dit is en hoeveel gelijktijdige gesprekken uw callcenter kan afhandelen. U stelt zelf de gemiddelde gespreksduur in en uw wachtende bellers worden netjes geïnformeerd over aantal wachtenden voor hen en de verwachte wachttijd. Gedurende het wachten wordt de door u geplaatste geluidsbestand afgespeeld. Benut de wachttijd van uw klant om hem of haar te informeren over uw bedrijf, nieuws of acties! Een aangename wachtmuziek is uiteraard ook mogelijk.

De online centrale biedt u de mogelijkheid tot het instellen van keuzemenu’s. Bijvoorbeeld: Welkom bij …., toets 1 voor afdeling verkoop, toets 2 voor afdeling klantenservice. Dit gevolgd door andere keuzemenu’s of direct doorgeschakeld naar de juiste groepen en/of toestellen. 

Voordelen van VOIP telefonie

  • Onbeperkt aantal lijnen
  • Locatie onafhankelijk
  • Vele professionele functies inbegrepen
  • Uitstekende gesprekskwaliteit
  • Lage gespreks- en abonnementskosten
  • Gratis onderling bellen

Interesse?

Wenst u meer informatie of bent u op zoek naar een passend advies? Aarzel dan niet om contact op te nemen.